1. INTRODUZIONE

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Barents Surety s.r.l. (di seguito anche "Intermediario") in ottemperanza alle disposizione legislative e in coerenza con le best practice, definisce il sistema interno volto a permettere la Segnalazione di atti o fatti che possono costituire una violazione delle norme disciplinanti l'attività svolta dall'Intermediario, garantendo, nel contempo, la riservatezza dei dati personali del segnalante, del presunto responsabile della violazione e di terze parti eventualmente coinvolte, anche al fine di tutelare il segnalante contro ritorsioni e discriminazioni.

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Scopo del presente documento è descrivere il sistema di segnalazione delle violazioni adottato da Barents Surety s.r.l., con particolare riguardo:

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• Alle modalità ed ai canali di comunicazione che i soggetti segnalanti possono utilizzare;

• Al procedimento che si instaura nel momento in cui viene effettuata una segnalazione, con l’indicazione delle fasi di svolgimento del processo, dei soggetti coinvolti nello stesso, dei loro ruoli e responsabilità; 

• alle modalità attraverso cui il soggetto segnalante ed il soggetto segnalato devono essere informati sugli sviluppi del procedimento.

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2. DESTINATARI DEL DOCUMENTO E SUA DIFFUSIONE

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La presente politica è approvata dall'Amministratore di Barents Surety Srl, che ne cura l’applicazione e la diffusione a tutta la sua Rete distributiva, mediante idonee informative, nonché attraverso la pubblicazione della Politica stessa sull’Intranet Aziendale, nel Portale ICS e nel sito internet al link https://ics.xconsulting.it/whistleblowing/hub/barentssuretysrl. di modo da garantire ai soggetti interessati, nonché alle figure e funzioni aziendali identificate e coinvolte nella gestione delle Segnalazioni, di avere contezza del contenuto e di approntare le più opportune tutele.

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La Società incoraggia i propri dipendenti e le terze parti a segnalare tempestivamente comportamenti che costituiscano o possano costituire una condotta illecita e/o una violazione di Legge.

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In conformità e nel rispetto delle previsioni del D.lgs. 24/2023, i soggetti che posso effettuare una segnalazione sono i seguenti (“Segnalanti”) :

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• Tutti i dipendenti della Società, compresi i lavoratori a tempo parziale, intermittente, a tempo determinato, in regime di somministrazione o apprendistato o che svolgono prestazioni occasionali;

• I lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa per la Società;

• I liberi professionisti, i consulenti e i collaboratori che in base ad un contratto prestano la propria attività presso la Società;

• I volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;

• Gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Società, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

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Le segnalazioni possono anche riguardare fatti noti:

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• Prima dell’instaurazione del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

• Durante il periodo di prova;

• Successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

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Si precisa che, in conformità alle previsioni del D.lgs. 24/2023, la tutela prevista per i Segnalanti da tale normativa, così come descritta al paragrafo 8 della presente Procedura, spetta anche ai seguenti soggetti:

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           i. Ai facilitatori, intendendosi per tali le persone fisiche che assistono una persona segnalante                nel processo di segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la                      cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
          ii. Alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e che sono legate                ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
         iii. Ai colleghi di lavoro della persona segnalante che lavorano nel medesimo contesto                              lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
        iv. Agli enti di proprietà della persona segnalante per i quali la stessa persona lavora, nonché                   agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo della predetta persona.

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Con la presente Procedura e l’adozione del canale di segnalazione interna, inoltre, la Società non si limita a implementare strumenti di prevenzione di eventuali condotte illecite, ma intende altresì promuovere una cultura aziendale di contrasto all’illegalità, attraverso una partecipazione attiva e responsabile di tutti i dipendenti e le terze parti.

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3. CONTESTO NORMATIVO DI RIFERIMENTO

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Con il Decreto Legislativo del 10 marzo 2023, n. 24 (di seguito anche “Decreto”), pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 15 marzo 2023, è stata recepita nell’ordinamento italiano la direttiva UE 2019/1937 riguardante "la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione” (cd. disciplina whistleblowing).

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L’obiettivo della direttiva europea è stabilire norme minime comuni per garantire un elevato livello di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, creando canali di comunicazione sicuri, sia all’interno di un’organizzazione, sia all’esterno della stessa. In casi specifici, è altresì prevista la possibilità di effettuare la segnalazione mediante la divulgazione pubblica attraverso i media.

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Il Decreto abroga e modifica la disciplina nazionale previgente, racchiudendo in un unico testo normativo - per il settore pubblico e per il settore privato - il regime di protezione dei soggetti che segnalano condotte illecite poste in essere in violazione non solo di disposizioni europee, ma anche nazionali, purché basate su fondati motivi e lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’ente, al fine di garantire il recepimento della direttiva senza arretrare nelle tutele già riconosciute nel nostro ordinamento.

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Il quadro regolatorio di riferimento è stato infine completato con le Linee Guida ANAC, recanti procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne, nonché indicazioni e principi di cui enti pubblici e privati possono tener conto per i canali interni.

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Il Decreto ha esteso in maniera significativa il perimetro di applicazione della disciplina in materia di segnalazioni, comportando l’abrogazione:

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• Dell’art. 6, co. 2-ter e 2-quater del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, in tema di “Tutela del dipendente o collaboratore che segnala illeciti nel settore privato”;

• Dell’art. 3 della legge 30 novembre 2017, n. 179, recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”.

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Nell’ambito della distribuzione assicurativa, la Direttiva Europea 2016/97 (IDD, Insurance Distribution Directive), recepita nell’ordinamento italiano dal Decreto Legislativo 21 maggio 2018, n. 68, ha introdotto l’obbligo, recepito nel Codice delle Assicurazioni Private, per le imprese assicurative e per gli intermediari (inclusi quelli a titolo accessorio), di adottare sistemi di segnalazione, da parte del personale, delle violazioni delle norme (c.d. whistleblowing). 

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In particolare, ai sensi dell’art. 10 quater del Codice delle Assicurazioni Private (D.lgs. 7 settembre 2005, n. 209), gli intermediari assicurativi e riassicurativi, inclusi gli intermediari assicurativi a titolo accessorio, adottano procedure specifiche per la segnalazione al proprio interno, da parte del personale, di atti o fatti che possano costituire violazioni delle norme disciplinanti l'attività svolta, di cui al suddetto codice. Le procedure di cui sopra sono idonee a garantire:

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  a) La riservatezza dei dati personali del segnalante e del presunto responsabile della violazione,             ferme restando le regole che disciplinano le indagini o i procedimenti avviati dall'autorità                   amministrativa o giudiziaria in relazione ai fatti oggetto della segnalazione;
  b) La protezione adeguata del segnalante e, ove possibile, di altre persone che riferiscono di                   violazioni commesse all'interno degli stessi almeno contro ritorsioni, discriminazioni e altri tipi           di trattamento iniquo;
  c) Un canale specifico, indipendente ed autonomo per la segnalazione.

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In linea con quanto disposto dall’art. 4, comma 2, del Decreto, e al fine di assicurare un efficace funzionamento del sistema, è richiesta l’individuazione di un soggetto Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione, come sotto meglio definito, specificamente formato in materia e dotato di autonomia.

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4. DEFINIZIONI

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Ai fini della presente Politica si intendono per:

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Sistema interno di segnalazione delle violazioni: sistema volto a permettere la segnalazione da parte del Soggetto Segnalante di atti o fatti che possono costituire una violazione delle norme disciplinanti l’attività svolta dall'Intermediario;

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Violazione: pur non esistendo una lista tassativa di reati o irregolarità riconducibili al whistleblowing, può essere oggetto di segnalazione qualsiasi comportamento, sia esso o meno contra ius, atto od omissione che, non conforme alle norme disciplinanti l'attività svolta, è commessa da un soggetto appartenente all'organizzazione aziendale e che arreca o può arrecare danno e/o pregiudizio all'Intermediario o all'interesse pubblico;

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Comportamento illegittimo: si intende qualsiasi azione o omissione, avvenuta nel contesto lavorativo, che arrechi o possa arrecare danno o pregiudizio economico o all'immagine dell'Intermediario e/o suoi dipendenti e che: (i) sia illecita, scorretta o immorale; (ii) violi le disposizioni normative e regolamentari; o (iii) non sia conforme alle normative interne dell'Intermediario;

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Segnalazione di violazione (c.d. whistleblowing): comunicazione da parte del Soggetto Segnalante avente ad oggetto la violazione perpetrata. Al fine di favorire l’emersione di ogni fattispecie di illecito, l’Intermediario mette a disposizione della propria rete distributiva e dei soggetti terzi aventi rapporti e relazioni d’affari in essere o cessati con l'Intermediario, canali di comunicazione idonei a garantire la ricezione e gestione delle segnalazioni e la riservatezza del Segnalante come meglio descritti nel paragrafo 7 "Canali di trasmissione delle segnalazioni";

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Contesto Lavorativo: attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell'ambito dei rapporti di cui all'articolo 3, commi 3 o 4, del Decreto, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura delle stesse, una persona acquisisca informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di Segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all'autorità giudiziaria o contabile;

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Soggetto Segnalante o Segnalante o Whistleblower: la persona fisica che effettua la Segnalazione, come meglio delineato al Paragrafo 5.1;

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Soggetto Segnalato o Segnalato: la persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o che è comunque implicata in tale violazione;

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Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione o Responsabile: il soggetto che, ai sensi dell'art. 4 del d.lgs. 24/2023, dovrà essere "una persona o un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato (..) ovvero un soggetto esterno, anch'esso autonomo e con personale specificamente formato". Tale soggetto potrà coinvolgere anche altre funzioni aziendali, a condizione che sia garantita la riservatezza dell'identità del Segnalante e che tali ulteriori funzioni siano espressamente autorizzate a trattare dati ai sensi del GDPR. Tale soggetto è identificato come al Paragrafo 5.2 della presente Politica;

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Personale: i soggetti indicati nell'articolo 5, comma 1, lettera a) e b) del D.lgs. 231/2001.

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5. ATTORI COINVOLTI NEL “PROCESSO DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI VIOLAZIONI”

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5.1. Segnalante / Whistleblower

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Ferma restando che la Segnalazione è libera e volontaria.

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Tutto il personale di Barents Surety s.r.l. , assunto a tempo indeterminato e determinato, nonché tutti coloro che, a diverso titolo, intrattengono rapporti di lavoro, di collaborazione o d'affari con Barents Surety s.r.l. ivi compresi i collaboratori, gli stagisti, i somministrati, i consulenti, i fornitori e i business partner, anche prima che il rapporto giuridico sia iniziato, o successivamente al suo scioglimento.

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L'Intermediario mette a disposizione dei Soggetti Segnalanti canali diversi per le Segnalazioni di violazioni ai sensi della presente Politica.

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5.2. Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione

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Il Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione, ai sensi dell'art. 4, comma 2, del D.lgs. 24/2023, è "una persona o un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato (..) ovvero un soggetto esterno, anch'esso autonomo e con personale specificamente formato".

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Il Responsabile del Sistema interno di Segnalazione individua e incarica con apposita Lettera di nomina, ai sensi degli artt. 29 e 32 del GDPR e dell'articolo quaterdecies del Codice Privacy, il Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione.

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Il soggetto individuato come Responsabile del Sistema di Segnalazione ha il compito di:

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• Ricevere e gestire le Segnalazioni di illecito, valutando i relativi presupposti per l'avvio di ulteriori approfondimenti;

• Vigilare sulla completezza, adeguatezza, funzionalità ed affidabilità del processo di segnalazione delle violazioni;

• Assicurare il corretto svolgimento delle diverse fasi del processo;

• Redigere, sulla base delle informazioni raccolte, una "relazione annuale sul corretto funzionamento del processo interno", contenente le informazioni aggregate sulle risultanze dell’attività svolta a seguito delle segnalazioni ricevute.

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Per ogni Segnalazione ricevuta, il Responsabile effettua, quindi, uno screening delle stesse e, con le modalità disciplinate nella presente Politica, prende in considerazione unicamente quelle:

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• pervenute da Soggetti Segnalanti (così come definito al paragrafo “Definizioni”);

• in linea con i contenuti previsti al paragrafo 6 “Oggetto delle segnalazioni delle violazioni”.

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A conclusione della fase di verifica, il Responsabile procede a classificare le Segnalazioni in:

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  a) Segnalazioni da approfondire (quando contengono informazioni circostanziate/rilevanti e                  attinenti alla presente Politica);

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  b) Segnalazioni non trattabili da archiviare (qualora, anche a seguito dell'eventuale richiesta di               integrazioni, siano prive di indicazioni sufficienti/rilevanti per procedere con ulteriori                             approfondimenti);

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  c) Segnalazioni non rilevanti (quando non siano riconducibili a violazioni di cui alla presente                  Politica o effettuate da soggetti non rientranti nella categoria dei Soggetti Segnalanti; in tali              casi, il Responsabile può sottoporre la Segnalazione stessa all'attenzione di altre funzioni                    aziendali ritenute competenti).

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In linea con quanto disposto dall’art. 5, comma 1, del D.lgs. 24/2023, il Responsabile, entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, informa il Segnalante dell’avvenuta ricezione della Segnalazione. In tale comunicazione è motivata l’eventuale irricevibilità della stessa o le integrazioni necessarie a dare seguito al procedimento.

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Laddove la Segnalazione risulti da approfondire, il Responsabile può attivare la fase di “accertamento”, mantenendo le interlocuzioni con la persona Segnalante e dando diligente seguito alla Segnalazione ricevuta. Tale fase si concluderà con un riscontro motivato alla persona Segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, entro 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della Segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento (art. 5, comma 1, D. Lgs.24/2023).

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Per lo svolgimento delle attività di approfondimento dei contenuti della Segnalazione, il Responsabile coerentemente con l’ambito della Segnalazione e nel rispetto della presente Politica, può:

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• Essere coadiuvato da soggetti del suo gruppo di supporto specificamente nominati con atto interno;

• Interfacciarsi con altre funzioni e figure aziendali per richiederne la collaborazione ai fini di una migliore istruttoria e analisi della segnalazione, nell’assoluto rispetto delle garanzie di riservatezza di cui al Decreto e alla presente Politica;

• Svolgere attività di indagine, anche con il coinvolgimento di consulenti esterni, nell’assoluto rispetto delle garanzie di riservatezza di cui al Decreto e alla presente Politica.

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La comunicazione al Segnalato è invece effettuata nei casi in cui si:

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• Ritenga opportuno effettuare con lo stesso un approfondimento;

• Intenda assumere nei confronti dello stesso un provvedimento disciplinare.

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6. OGGETTO DELLE SEGNALAZIONI DELLE VIOLAZIONI

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La segnalazione può avere ad oggetto qualsiasi comportamento, atto od omissione che, non conforme alle norme disciplinanti l’attività svolta, è commessa da un soggetto appartenente all’organizzazione aziendale e arreca o può arrecare danno e/o pregiudizio a Barents Surety s.r.l. ed in riferimento alla quale il Segnalante desideri avvalersi delle prerogative di riservatezza previste dalla presente Politica.

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Le misure di protezione previste dalla normativa e descritte al paragrafo 8 della presente Procedura si applicano ai Segnalanti e alle persone indicate al precedente par. 2 della presente Procedura se al momento della segnalazione, la persona segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere e rientrassero nell'ambito oggettivo della presente Procedura di cui al presente paragrafo.

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Ai sensi del combinato disposto degli artt. 2, comma 1, lettera a) e 3, comma 2 del D.lgs. 24/2023, possono costituire oggetto di Segnalazione: illeciti penali, civili, amministrativi o contabili, così come le violazioni di normative comunitarie, oltre a condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo.

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Le informazioni sulle violazioni da segnalare possono riguardare sia le violazioni commesse, sia quelle non ancora commesse che il Segnalante ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti. Possono essere oggetto di segnalazione anche quegli elementi che riguardano condotte volte ad occultare le violazioni.

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La Società invita i Segnalanti ad effettuare Segnalazioni che siano il più possibile circostanziate così da fornire gli elementi utili e opportuni per consentire un’appropriata attività di verifica sulla fondatezza dei fatti segnalati. È particolarmente importante che la stessa includa, ove tali elementi siano conosciuti dal Segnalante:

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• Una chiara e completa descrizione dei comportamenti, atti od omissioni oggetto di Segnalazione, con indicazione delle circostanze di tempo e luogo in cui sono stati commessi;

• Indicazione del Soggetto Segnalato e di eventuali ulteriori soggetti coinvolti, con altre indicazioni che consentano un’agevole indicazione del/degli autore/i delle violazioni.

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Inoltre, il Segnalante potrà indicare/fornire i seguenti ulteriori elementi:

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• Le proprie generalità;

• Eventuale documentazione che possa confermare la fondatezza della violazione o meglio circostanziarla;

• Ogni altra informazione che possa agevolare la raccolta di evidenze su quanto segnalato.

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Sono esclusi dall’ambito di applicazione della presente Procedura e quindi NON possono essere oggetto di Segnalazione le seguenti circostanze:

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• Le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse personale del Segnalante che attengano esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;

• Le Segnalazioni in materia di difesa e sicurezza nazionale;

• Le Segnalazioni relative a violazioni già disciplinate nelle direttive e nei regolamenti dell’Unione Europea e nelle disposizioni attuative dell’ordinamento italiano, indicate nella parte II dell’Allegato al Decreto, che già garantiscono apposite procedure di segnalazione in alcuni settori speciali (servizi finanziari; prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza nei trasporti; tutela dell’ambiente).

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Tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili, non sono inoltre ricomprese le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite sulla sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio).

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Le Segnalazioni “anonime”, effettuate senza identificazione del Segnalante, vengono prese in considerazione purché anch’esse adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, ove cioè siano in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.

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Si fa presente che, per garantire un’adeguata attività di indagine, è opportuno che il Segnalante specifichi le proprie generalità ed i riferimenti necessari per poter essere contattato.

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L’identità del Segnalante è protetta dal Responsabile in ogni contesto successivo alla Segnalazione, ivi compreso l’eventuale trasferimento delle Segnalazioni ad altre Autorità competenti, in linea con quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. 24/2023.

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La normativa prevede, infatti, un obbligo generale di riservatezza e stabilisce che l’identità del whistleblower possa essere rivelata, anche nell’ambito del procedimento disciplinare ovvero qualora la sua rivelazione, unitamente alle altre informazioni acquisite, sia indispensabile ai fini della tutela della persona coinvolta e solamente: (i) previa comunicazione scritta delle ragioni alla base della rivelazione dei dati relativi alla sua identità e (ii) acquisizione del consenso espresso del whistleblower. L’eventuale mancata autorizzazione rende inutilizzabile la segnalazione stessa.

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7. CANALI DI TRASMISSIONE DELLE SEGNALAZIONI DI VIOLAZIONI

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La segnalazione è trasmessa attraverso canali informativi specifici, autonomi e indipendenti di cui Barents Surety s.r.l. si è dotata.

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Le caratteristiche di tali canali garantiscono che la riservatezza dell’identità dei Segnalanti e dei Segnalati sia costantemente tutelata; la sua identità è comunicata solo in caso di effettiva necessità e qualora risulti funzionale all’effettuazione degli opportuni approfondimenti, allo svolgimento di indagini ed eventuali valutazioni.

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Il Responsabile del Sistema di Segnalazione monitora costantemente i canali di ricezione. E’ responsabilità di chi riceve una Segnalazione avente ad oggetto le fattispecie trattate nella presente Politica, al di fuori dei suddetti canali di comunicazione, inoltrarla tramite gli stessi, unitamente ad eventuali allegati.

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Barents Surety s.r.l. Barents Surety s.r.l. ha istituito i canali per la trasmissione delle Segnalazioni di seguito dettagliati.

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7.1. Portale ICS - Tool Whistleblowing

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Barents Surety s.r.l. ha adottato come canale preferenziale, per la gestione delle Segnalazioni scritte, il servizio di comunicazione informatizzato e crittografato disponibile nel Portale ICS - Tool “Whistleblowing”.

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L'accesso alla Piattaforma WB può avvenire direttamente, digitando o copiando in un browser Internet il seguente URL: https://ics.xconsulting.it/whistleblowing/hub/barentssuretysrl

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Il Segnalante è guidato nel percorso di segnalazione, attraverso una serie di domande aperte e chiuse, di cui alcune obbligatorie. Al termine della Segnalazione, il Segnalante riceve un codice univoco, con il quale può accedere alla Segnalazione e dialogare in maniera bidirezionale con il Soggetto Ricevente, scambiare messaggi e inviare nuove informazioni.

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Tutte le informazioni contenute in questa sezione sono crittografate e possono essere lette solo dal Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione abilitato alla ricezione della Segnalazione.

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Per ulteriori dettagli sul funzionamento del suddetto canale si rimanda agli specifici Manuali operativi messi a disposizione.

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7.2. Posta cartacea

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La Segnalazione può essere effettuata per iscritto a mezzo corrispondenza indirizzata al Responsabile del Sistema di Gestione, adottando come da Linee Guida dell’Autorità Nazionale Anticorruzione, la seguente modalità: utilizzo di due buste chiuse, la prima con i dati identificativi del Segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la Segnalazione (in modo da separare i dati identificativi del Segnalante dalla Segnalazione). Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” al Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione.

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7.3. Segnalazione orale

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Per le Segnalazioni in forma orale, il Segnalante potrà contattare il Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione, richiedendo disponibilità per un colloquio telefonico o, eventualmente, un incontro personale.

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Le segnalazioni in forma orale, vengono verbalizzate e il verbale deve essere firmato dalla Segnalante, affinché sia processato. Tali segnalazioni possono anche essere registrate. È opportuno ricordare che le Segnalazioni in forma orale non offrono la stessa riservatezza tecnologica delle segnalazioni effettuate tramite piattaforma crittografata, pertanto, qualora necessario, potranno essere inserite in piattaforma a garanzia della loro riservatezza.

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8. TUTELE DEL SEGNALANTE

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Uno dei principali cardini della disciplina del whistleblowing è rappresentato dalle tutele riconosciute al Segnalante per le Segnalazioni effettuate nel rispetto della disciplina. Di seguito, si riportano i principi e le tutele che Barents Surety s.r.l. si impegna a garantire nel processo di gestione delle Segnalazioni.

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8.1. Riservatezza

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Barents Surety s.r.l., nel predisporre e rendere effettivi i propri canali di Segnalazione interna, garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante, del Segnalato e di eventuali altre persone coinvolte, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia.

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Le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre a quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

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Fermo restando che la Segnalazione da parte del Segnalante è libera e volontaria, Barents Surety s.r.l. :

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• Assicura che il Soggetto Segnalante, anche nell’ipotesi in cui questa risulti infondata, non sia oggetto ad alcuna azione disciplinare, salvo dolo e/o colpa grave;

• Assume tutte le misure necessarie, atte a garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante, del Segnalato e di terzi soggetti coinvolti. L’identità del segnalante e qualsiasi informazione da cui essa possa evincersi, direttamente o indirettamente, non possono essere rivelate, senza il consenso espresso del Segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni ed espressamente autorizzate a trattare tali dati;

• Assicura, laddove ragionevolmente possibile, che il Segnalante venga trasferito in altro ufficio e che gli venga prestata assistenza psicologica in caso di stress derivante dalla segnalazione, qualora lo richieda.

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La divulgazione non autorizzata dell’identità del Segnalante oppure di informazioni in base a cui la stessa si possa dedurre, è considerata una violazione della presente Politica.

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Oltre alla riservatezza, qualora il Segnalante non sia corresponsabile della violazione, verrà garantita la tutela da condotte ritorsive, come sotto precisato, sanzioni, licenziamento, misure discriminatorie, dirette o indirette aventi effetto sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione.

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Nel caso in cui il Segnalante sia corresponsabile della violazione, verrà assicurato un trattamento privilegiato rispetto agli altri corresponsabili, compatibilmente con la disciplina applicabile.

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La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge. La presente Politica lascia impregiudicata la responsabilità penale, civile e disciplinare del Segnalante.

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Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare, eventuali forme di abuso della presente Politica, quali le segnalazioni manifestatamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti.

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Il Segnalante deve fornire tutti gli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutare la fondatezza della segnalazione.

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8.2. Divieti di ritorsione

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Il Decreto vieta ogni forma di ritorsione nei confronti del Segnalante, intesa come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, che si verifichi nel contesto lavorativo e che determini – in via diretta o indiretta – un danno ingiusto ai soggetti tutelati.

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Qualora il Segnalante sia soggetto ad un’azione discriminatoria in virtù del fatto di aver compiuto una segnalazione interna, l’Ufficio/Soggetto preposto ha facoltà di poter denunciare tale condotta all’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza. Anche l’organizzazione sindacale indicata dal medesimo ha la facoltà sopracitata. In alternativa, alla luce di quanto previsto dall’articolo 19, comma 1, del Decreto, resta ferma la possibilità per il Segnalante di poter comunicare all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) le ritorsioni che ritiene di aver subito nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

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E' onere dell’Intermediario, in caso di controversie legate all'irrogazione di sanzioni disciplinari o a dimensionamenti, licenziamenti, trasferimenti, o sottoposizione del Segnalante ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, successivi alla presentazione della Segnalazione, dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alla Segnalazione stessa.

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8.3. Sanzioni

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Si rammenta che l’eventuale mancato rispetto di quanto contenuto nella presente Politica può comportare l’irrogazione di sanzioni disciplinari, nelle ipotesi previste dalla legge.

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A tale riguardo, si chiarisce che Barents Surety s.r.l. potrà imporre sanzioni disciplinari così come previste dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro di riferimento applicabile, a coloro i quali:

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• Commettano ritorsioni nei confronti del Segnalante, ostacolino o tentino di ostacolare le Segnalazioni, violino gli obblighi di riservatezza come sopra descritti;

• Non abbiano effettuato l’attività di verifica e analisi delle Segnalazioni ricevute;

• Abbiano effettuato con dolo o colpa grave segnalazioni che, a seguito degli accertamenti, si rivelano infondate.

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9. ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

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La documentazione relativa alle Segnalazioni è confidenziale.

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Il Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione archivia la documentazione prodotta, adottando ponendo in atto le misure atte a garantirne la riservatezza e conserva il materiale per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione, o fino a conclusione del procedimento giudiziale o disciplinare che ne sia eventualmente conseguito nei confronti del Segnalato o del Segnalante Il tutto, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del Decreto e del principio di cui agli articoli 5, Paragrafo 1, lettera e), del GDPR (limitazione della conservazione) e 3, comma 1, lettera e), del D. Lgs. n. 51 del 2018. Eventuali dati/informazioni ricevute che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

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In particolare si prevede quanto segue:

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  a) La documentazione cartacea:
      Deve essere archiviata in un luogo sicuro, non accessibile a terzi;
      In caso di inoltro a terzi, deve essere tenuta traccia dei destinatari ottenendo, quando possibile,         la conferma di ricezione;
  b) La documentazione di tipo elettronico deve essere archiviata su cartelle di rete ad accesso                 controllato e limitato
  c)  La documentazione trasmessa attraverso il Portale ICS - Tool Whistleblowing, è crittografata               con algoritmo AES a 256-bit e, pertanto, non è accessibile a terzi oltre al Responsabile e nei               limiti stabiliti dalla normativa.

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La documentazione può includere il nome, il codice identificativo e la struttura/ufficio del Soggetto Segnalante (laddove disponibili), i dettagli del Segnalato, le dichiarazioni, le attività compiute, l’esito dell’indagine e le azioni intraprese. Il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte/citate nelle Segnalazioni è tutelato ai sensi della normativa vigente e delle procedure aziendali in materia di privacy. 

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10.  TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

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Ogni trattamento dei dati personali, previsto dalla Politica, deve essere effettuato a norma del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (ss. mm. e ii.).

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I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

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I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’art. 23 del GDPR e undecies del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196.

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I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati dall’Intermediario in qualità di Titolare del Trattamento, nel rispetto dei principi di cui agli artt. 5 e 25 del GDPR, fornendo idonee informazioni al Segnalante e alle persone coinvolte ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

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A tal fine, Barents Surety s.r.l. fornisce agli interessati coinvolti nell’ambito della presente Politica apposita Informativa sul trattamento dei dati personali effettuato in relazione all’acquisizione e alla gestione delle segnalazioni ivi disciplinate.

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Barents Surety s.r.l. ha appositamente nominato e istruito al trattamento dei dati personali i soggetti autorizzati al trattamento anche ai sensi degli artt. 5, 24, 29 e 32 del GDPR e dell’art. 2- quaterdecies del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196.

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Inoltre, l’Intermediario, in linea con quanto previsto dall’articolo 13 del Decreto Whistleblowing, nonché in osservanza di quanto previsto dagli artt. 24 e 32 del GDPR, individua misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi derivanti dai trattamenti effettuati, sulla base di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (c.d. DPIA), disciplinando con contratto o altro atto giuridico ai sensi dell’art. 28 del GDPR il rapporto con eventuali fornitori esterni che trattano dati personali per suo conto con la qualifica di Responsabile del Trattamento.

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11. REPORTING

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Allo scopo di assicurare un adeguato grado di conoscenza per il presidio e la governabilità dei fenomeni in materia, sono previsti flussi informativi di reporting:

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• Verso collaboratori, affinché questi ultimi possano avere la piena conoscenza delle violazioni denunciate dal personale e contribuire all’identificazione dei provvedimenti correttivi;

• Verso tutta la rete distributiva, per elevare il grado di sensibilità di ciascuno sulle tematiche in questione in materia e favorire la consapevolezza di poter fornire un valido contributo individuale al rispetto della legalità.

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A tal fine, annualmente, il Responsabile redige la “Relazione annuale sul corretto funzionamento del sistema di segnalazione delle violazioni” avendo cura di rispettare il principio di riservatezza.

 

Il documento contiene le seguenti informazioni:

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• Numerosità delle segnalazioni ricevute, ripartite tra da approfondire, non trattabili e non rilevanti;

• Numerosità delle segnalazioni suddivise per area e per livello di gravità;

• Tipologia di azioni intraprese nel periodo di riferimento (esclusi eventuali provvedimenti individuali o in corso di indagine).
   

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12. CANALI DI SEGNALAZIONE ESTERNI

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Al di fuori della Politica interna per le Segnalazioni, la legge permette di effettuare anche Segnalazioni esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione (di seguito anche “ANAC”).

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La persona Segnalante può effettuare una Segnalazione esterna qualora abbia già effettuato una Segnalazione Interna a cui non è stato dato seguito, qualora abbia fondati motivi di ritenere che a una segnalazione interna non sia dato seguito o che questa possa determinare un rischio di ritorsione o qualora abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Le modalità di segnalazione all’Autorità Nazionale Anticorruzione sono disponibili alla pagina dedicata sul sito dell’ANAC: anticorruzione.it//whistleblowing

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Esistono poi delle condizioni per cui il Segnalante, che effettui una divulgazione pubblica (tramite la stampa o mezzi elettronici), può beneficiare della protezione prevista dal Decreto: mancato riscontro a una segnalazione interna o esterna previamente effettuata; pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico; fondati motivi che una segnalazione interna non verrà trattata o che le prove della stessa possano essere distrutte o occultate.

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13. PUBBLICAZIONE DELLA POLITICA

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Al fine di incentivare l’uso del sistema interno di segnalazione e di favorire la diffusione di una cultura della Legalità la presente Politica è disponibile presso le sedi aziendali, nel Portale ICS, nella sezione “Whistleblowing” della rete Intranet della Società dedicato ed accessibile a tutti i dipendenti e collaboratori di Agenzia e nel sito internet al link: https://ics.xconsulting.it/whistleblowing/hub/barentssuretysrl

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La Procedura e la Piattaforma saranno oggetto di aggiornamento periodico in modo da assicurare il costante allineamento alla normativa e in ragione dell’evoluzione dell’operatività e organizzazione aziendale.

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